Informacja o przetwarzaniu danych osobowych - przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków

Niniejszym informujemy, że w celu przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków przetwarzamy dane osobowe. Poniżej opisujemy to szczegółowo.

Kto jest Administratorem Danych Osobowych?

Administratorami przetwarzanych danych osobowych są:

• Rada Miejska w Zdzieszowicach,
• Urząd Miejski w Zdzieszowicach reprezentowany przez Burmistrza Zdzieszowic (ul. Bolesława Chrobrego 34, 47-330 Zdzieszowice);

Jak się z nami skontaktować, żeby uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych?

Najlepiej skontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych poprzez pocztę elektroniczną iod@zdzieszowice.pl lub zadzwonić na nr (+48) 77 40 64 415.

Skąd mamy dane, które przetwarzamy?

Dane osobowe, które przetwarzamy, otrzymaliśmy:

• od wnioskodawcy lub skarżącego, podczas przyjmowania przez nas wniosków lub skarg,
• od innych osób lub z rejestrów publicznych gdy było to konieczne podczas rozpatrywania wniosku lub skargi.

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?

Przetwarzamy dane osobowe w celu przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Przetwarzamy je na podstawie:

• przepisów ustawy Kodeks postępowania administracyjnego (z 14 czerwca 1960 r.),
• rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (z 8 stycznia 2002 r.),
• rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (z 18 stycznia 2011 r.);Obowiązek ten nakłada na nas:Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011 r.

Jakie kategorie danych osobowych przetwarzamy?

W przypadku otrzymania danych z innego źródła niż od osoby, której dane osobowe przetwarzamy, informujemy, że mogą one należeć do wielu kategorii danych. Wniosek lub skarga mogą zawierać dane osobowe z kategorii danych zwykłych np. identyfikacyjnych ale również z kategorii danych szczególnych np. o stanie zdrowia. Wnioskujący lub skarżący może w swoim wniosku zawrzeć różnego rodzaju dane osobowe, które należą do niego lub innych osób i administrator danych nie ma to wpływu.

Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Dane osobowe ujęte w skardze lub wniosku są przetwarzane przez okres prowadzenia postępowania, a następnie archiwizowane przez prawnie ustalony okres archiwizacji.

Czy podanie danych osobowych podczas składania wniosku lub skargi jest obowiązkowe i co się stanie w przypadku gdy się ich nie poda?

Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym, niepodanie tych danych będzie skutkowało niemożnością rozpatrzenia sprawy.

Komu udostępniamy dane osobowe?

W związku z prowadzonym postępowaniem dane osobowe mogą być przekazywane:

• organom państwowym w zakresie wynikającym z przepisów prawa,
• podmiotom realizującym usługi pocztowe uprawnionym do wykonywania działalności pocztowej na podstawie Ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r.
• po zakończeniu postępowania, skarga lub wniosek z danymi osobowymi może zostać przekazana do Archiwum Państwowego.

Jakie uprawnienia wobec nas w zakresie przetwarzania danych posiadają osoby, których dane posiadamy?

Gwarantujemy spełnienie wszystkich praw wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)), tj.:

• prawo żądania dostępu do danych osobowych, prawo żądania sprostowania ich oraz żądania usunięcia danych (bycia zapomnianym),
• żądania ograniczenia ich przetwarzania, prawo do ich przenoszenia, niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu,
• prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

Z uprawnień tych można skorzystać, gdy:

• w odniesieniu do żądania sprostowania danych: zauważymy, że dane są nieprawidłowe lub niekompletne,
• w odniesieniu do żądania usunięcia danych: nasze dane nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, dane powinny być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
• w odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych: gdy nasze dane są nieprawidłowe – można żądać ograniczenia przetwarzania danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych, dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie będziemy chcieli, aby zostały usunięte, dane nie będą nam już potrzebne, ale mogą być potrzebne do obrony lub dochodzenia roszczeń lub wniesiemy sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po naszej stronie są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu.

Komu możesz się poskarżyć na sposób przetwarzania przez nas danych osobowych?

Wszystkie osoby, których dane przetwarzamy, mają prawo wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem przez nas danych osobowych, do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).