- Urząd Miejski
- Sygnaliści - zgłoszenia zewnętrzne
Sygnaliści - zgłoszenia zewnętrzne
Zgłaszanie zewnętrznych naruszeń prawa
I. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać wyłącznie pisemnie przez przeznaczone do tego, bezpieczne i zapewniające poufność kanały:
-
Elektronicznie na adres e-mail:
-
dostarczając lub przesyłając zgłoszenie w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Zgłoszenie zewnętrzne” za pośrednictwem operatora pocztowgo na adres:
Urząd Miejski w Zdzieszowicach
ul. Bolesława Chrobrego 34
47-330 Zdzieszowice
II. Warunki objęcia sygnalisty ochroną:
-
Osoba dokonująca zgłoszenia staje się sygnalistą i podlega ochronie przewidzianej w niniejszej procedurze od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miała uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
-
Na żądanie sygnalisty organ publiczny objęty procedurą lub inny organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w rozdziale 2. ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
III. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:
Tryb postępowania w przypadku zgłoszeń zewnętrznych ustalony jest w Procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, zgodnie z Zarządzeniem Nr SG.120.50.2024 Burmistrza Zdzieszowic z dnia 24 grudnia 2024r.
Zgłoszenie powinno zawierać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia.
Organ może zwracać się do sygnalisty o wyjaśnienia i dodatkowe informacje.
Zgłoszenia anonimowe zostaną pozostawione bez rozpatrzenia.
IV. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji:
-
Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia następuje niezwłocznie nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub organ publiczny objęty procedurą ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty albo osoba zgłaszająca nie podała adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
-
Przekazanie informacji zwrotnej następuje w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia. W uzasadnionych przypadkach organ publiczny objęty procedurą przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. Koordynator informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
-
W informacji zwrotnej zawarty powinien być w szczególności opis sposobu rozpatrzenia zgłoszenia i wynik postępowania wyjaśniającego.
V. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych:
Organ publiczny objęty procedurą gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom dostęp do informacji objętych zgłoszeniem, zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
VI. Zasady przetwarzania danych osobowych
-
Organ publiczny objęty procedurą po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dnia od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
-
Klauzule informacyjne w zakresie przetwarzania danych osobowych stanowią załącznik nr 1 i załącznik nr 2 do niniejszej informacji.
-
Organ publiczny objęty procedurą prowadzi rejestr zgłoszeń zewnętrznych. Do prowadzenia rejestru upoważniona jest Komisja.
-
W rejestrze zgłoszeń zewnętrznych rejestruje się każde zgłoszenie nieprawidłowości, niezależnie od przebiegu postępowania wyjaśniającego.
-
Za prowadzenie i przechowywanie rejestru odpowiada Komisja.
-
Organ publiczny jest administratorem danych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
-
Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
VII. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem
-
Organ publiczny objęty procedurą podejmuje działania następcze zgodnie ze swoimi kompetencjami i właściwością.
-
Działania następcze mają na celu wyeliminowanie oraz ograniczanie ryzyka wystąpienia naruszeń prawa w przyszłości, przy jednoczesnym zapewnieniu osobom zgłaszającym naruszenia (tzw. sygnalistom) bezpieczeństwa.
-
Przez działania następcze rozumie się działania podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienia oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
VIII. Środki ochrony prawnej sygnalisty oraz dostęp do poufnej porady prawnej
-
Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
-
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
-
Szczegółowe warunki i zasady objęcia sygnalisty ochroną zawarte są w Procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych zamieszczonej poniżej.
-
Osoba rozważająca dokonanie zgłoszenia zewnętrznego ma możliwość skorzystania z porady w ramach systemu Bezpłatnych Porad Prawnych.
IX. Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalisty
Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
X. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich
-
Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.
-
Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,
-
Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.
Dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich znajdują się na stronie:
https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich
Organ publiczny objęty procedurą zachęca do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
wzór zgłoszenia zewnętrznego (plik .odt) (24,00KB)